印刷行业ERP采购管理系统,为降低成本提供机会!

导读：采购管理信息系统一直是各行业实施ERP时关注的重点，ERP管理模式下的采购管理信息系统为改善流程、提高生产率、降低成本提供了极大的机会。 

印刷行业的特点及存在问题

印刷行业与其他行业相比有其自身特点。如：生产方式特殊，必需按施工单组织生产，印刷出的成品只能专属于某客户，不能更换和处理；产品种类繁多，定货量无论大小，都要分别对待，排产、核算工作量大；客户个性化要求高，产品要求时效性高，若不能按期交货可能使产品报废，给企业带来巨大损失；原材料成本比重高，这就要求加强对原材料的采购管理，对供应商进行价格和质量认证；各环节相互制约性强等。

面对越来越激烈的市场竞争，传统的印刷行业信息管理系统有着明显不适应企业发展的缺陷：

1、“信息孤岛”现象。由于系统缺乏总体规划，企业已有应用系统之间相互独立，数据不能实时共享，形成“信息孤岛”，影响系统效率和企业数据的实时性、一致性和完整性。

2、在采购方面，采购计划的制订几乎全靠手工完成，效率低下，采购计划应变能力较差，采购费用也较高。

　　因此重建企业的管理信息系统，引入ERP转变企业的经营策略和生产方式显得非常迫切和必要。本文结合我国印刷行业的现状，论述ERP 项目中采购管理子系统的设计与实现，为印刷企业引入ERP采购管理系统构建框架。 

系统设计的关键

生成合理的采购计划，提高效率

　　制订合理的采购计划，是降低采购成本、控制库存的重要保证。而采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请主要有3种方式。

1、人工请购方式在一个闭环系统中，不应由手工录入采购项目，但为实现中小企业灵活采购的目的，企业一般希望有此功能以满足实际需要，如一些临时需要的物料可人工请购。

2、MRP自动请购方式传统的采购是为库存而采购，采购的物资是补充库存，或生产上需要什么再买什么，但这样无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉，所以现代的采购方式应该是以订单驱动方式进行的提前请购，这样采购就更准时，库存周转更快。一般印刷公司得到业务订单后基本可以知道所需物料，生产计划部可直接根据产品订单生成。

《产品结构信息表》草稿后，再生成相应的物料需求计划，不必等到生产设计的完成。因此设计的同时，采购员就可提前采购，等设计好后，若还需要购买物料，可再补充采购。根据订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途采购量和生产排程等数据，系统可算出满足生产计划所需的物料，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据。物料采购数量可写一个大略公式：

　　采购数量（订单需求数量-库存数量-在途数量+生产预定数量）×安全系数。

3、再订购点法方式该方式通常用于油墨、胶水等辅料的请购，它需要在物料文件中设定基本资料，如预设订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种做法可以由ERP系统自动请购，它不像MRP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。

　　以上3种请购方式再结合实际生产过程进行局部动态调整，可保证物料需求量的完整性和实时性，是企业保证交货期，控制成本的重要手段。

BOM 的合理设计

　　在采购管理系统中，由生产计划得到MRP自动请购计划这一步骤是采购有效运行的关键。而这一过程最终依赖于BOM这一基础数据的全面性和正确性。

BOM也称为产品结构表或物料清单，是指产品所需零部件明细表及其结构，描述了制造产品所需要的原材料与零件、部件、总部件之间的从属关系，是ERP系统中关键的基础数据，BOM的设计和建模方案以及数据管理方法的优劣直接影响到系统性能的好坏。因此，在设计时必须从保证系统运行的正确性、系统响应的即时性以及与用户交互的友好性等多方面严格把关，确保系统高效、正确、稳定的运行。

　　合理选择供应商，降低成本传统的采购管理在选择供应商方面要浪费较多时间，效率低下，且主观因素较多，选择标准不全面。要对供应商进行评价首先要确定选择供应商的指标体系，供应商的选择有很多方法，包括线性权重法、采购成本法、数据包络法、层次分析法等。笔者所述系统采用层次分析法，通过维护价目字典和供应商交易资料，对供应商进行合理正确的绩效评估，再综合价格、质量、交货期、信誉等选择最优供应商。飓风网是印刷器材供应链解决方案提供商，自上线以来受到广大印刷企业的青睐和好评，欢迎登录www.jf61.com进行选购！

解决方案

ERP系统的设计框架

系统功能描述及模块划分根据上述设计原则，在现有管理信息系统的基础上，设计了一个ERP模型，本ERP系统以生产计划流为主线，分为业务管理、生产管理、库存管理、采购管理、人力资源管理、8个子系统。各子系统既能独立运行，又能组成一个大系统协同运行，子系统之间数据充分共享。

　　其中采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，还要提供对供需链管理的相关支持，采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流。

 

小结

采购管理是企业控制成本，保证交货期的重要手段，ERP的引入加强了印刷行业的采购管理，并与其它系统环环相扣，提高了生产效率，实现了科学管理。

　　电子商务是未来印刷行业的主流商务模式，新一代ERP应将供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。随着企业经营环境的变化、信息技术的不断发展，基于ERP管理模式的采购管理系统必将朝着更加科学化、集成化、智能化、网络化的方向发展。

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